Acuavalle

Un canal de comunicación exclusivo para el aliado urbanizador

Los antecedentes

ACUAVALLE S.A. E.S.P, es una empresa pública dedicada al suministro de agua potable, recolección y tratamiento de aguas servidas. Actualmente la empresa vallecaucana presta los servicios de acueducto y alcantarillado en 33 municipios del Valle del Cauca (Colombia) y cuenta con 717.054 usuarios domésticos.

Así mismo, la empresa presta servicios de acueducto y alcantarillado a los urbanizadores, en cuyas manos recae la responsabilidad decretada por ley de construir las redes locales o secundarias necesarias para la ejecución de los proyectos urbanísticos y la prestación efectiva de servicios de acueducto y alcantarillado. En estos casos Acuavalle S.A E.S.P debe hacer la supervisión técnica de la ejecución de estas obras.

La problemática

Para recepcionar proyectos urbanísticos, Acuavalle disponía de un canal de atención presencial (P.A.U) en el cual se atendían las solicitudes de los urbanizadores que, entre otras cosas debían desplazarse múltiples veces durante el proyecto a las oficinas de Acuavalle para realizar pagos y radicar documentos. El proceso era demorado y toda la documentación debía ser escaneada para almacenarla en los servidores de la compañía.

La solución

Desarrollar un aplicativo WEB que optimice los recursos operativos, agilice los trámites requeridos y consolide la documentación del proceso para los clientes en la nube.

Este nuevo canal debe brindarle al sector de la construcción una atención diferencial durante su proceso de desarrollo de proyectos urbanísticos.

¿Cómo lo hicimos?

1 Preparación del alcance

El primer paso antes de meternos de lleno en el proceso fue enfocarnos en la visión a largo plazo que tenia Acuavalle para este producto. Durante esta fase sostuvimos varias reuniones donde hablamos con el coordinador del proyecto y pudimos conocer de primera mano cual era la problemática. Obtuvimos toda la información necesaria para dimensionar y evitar bloqueos en las siguientes fases y desarrollamos el brief del proyecto.

2 Racional del producto y alcance tecnológico

Durante las semanas que siguieron se agendaron varias mesas de trabajo con todos los departamentos de la compañía involucrados en el proceso de proyectos urbanísticos. De estas reuniones se transformó el proceso y se rediseñó para el canal digital. Así mismo, con la información suministrada se creó la lista definitiva de historias de usuario y las funcionalidades necesarias para sacar las primeras conclusiones en un Proof of concept (POC). Paralelo a las reuniones, nuestro equipo de UX/UI y el arquitecto de software tuvieron como prioridad solucionar todos los interrogantes que surgieron durante la preparación del alcance tecnológico y desarrollaron un memorándum con las especificaciones del proyecto.

3 Prototipo

Se desarrolló un prototipo para simular el journey de la plataforma y la interacción. La experiencia con el prototipo fue muy similar a la que se tendría con el producto final. Esta fue la fase adecuada para poner a prueba la arquitectura de la información, el UX y presentar un avance aterrizado del producto a todos los involucrados en el proyecto.

4 Desarrollo y pruebas

Habiendo obtenido aprobación del prototipo y las especificaciones tecnológicas del proyecto, procedimos a desarrollar la herramienta a través de metodologías ágiles. Una vez finalizada la herramienta, un equipo de QA se dedicó de manera exhaustiva a realizar las pruebas para garantizar que la herramienta se encontraba en óptimas condiciones para su lanzamiento.

Funcionalidades clave

La información de los usuarios se encuentra protegida por un inicio de sesión.
La plataforma cuenta con formularios de registro, inicio de sesión y recuperación de cuenta.
Barra de navegación de acceso directo a los proyectos, las notificaciones, la configuración y medios de soporte.
Video tutorial que enseña a los usuarios a utilizar la plataforma.
Módulo de notificaciones en donde el usuario es informado sobre el avance de sus proyectos.
Acceso directo a plataformas de consulta de facturas y de pagos en línea.
Módulo de actualización de datos donde los usuarios pueden modificar la información de registro.
Proyectos indexados por consecutivos que se asocian a un contrato para identificar a que factura corresponden.
Área de seguimiento donde los usuarios pueden visualizar en tiempo real en que paso del proceso se encuentra su proyecto.
Formulario de creación de proyectos que se adapta a las necesidades de cada constructora.
Módulo de adjunto de documentación para los proyectos.
Filtro de búsqueda por palabra clave y estado para encontrar proyectos de forma rápida.
Listado de proyectos con estado, fecha y alerta de notificación.

El lanzamiento

El proyecto finalizó con un evento diseñado para comunicarle al aliado constructor las mejoras en el nuevo servicio y los beneficios que tienen ahora al gestionar sus proyectos a través de la plataforma.

El evento contó con la asistencia de:

Los resultados

Se fortalecieron los canales de comunicación digitales de la compañía.

Se sistematizaron e integraron procesos administrativos y comerciales de cara al cliente interno y externo.

Se logró garantizar la facturación electrónica de estos servicios, reduciendo los pagos no identificados.

Con las mejores identificadas en el nuevo flujograma, la plataforma garantiza la correcta instalación de la micro y macro medición.

La plataforma otorga mayor trazabilidad comercial, financiera y operativa a los diferentes proyectos de construcción.

El desarrollo permite la consolidación de bases de datos de proyectos, constructoras y solicitudes de viabilidad y factibilidad.